Telkens wanneer uw zakelijke telefoon gaat, is er een mogelijkheid om een klantrelatie op te bouwen of te beschadigen. Wanneer een bestaande of potentiële klant uw bedrijf belt, speelt de manier waarop u hem of haar aanspreekt een belangrijke rol in het al dan niet positieve of negatieve resultaat van het gesprek.

Het maakt niet uit wie de telefoon in uw bedrijf opneemt, de woorden en handelingen van die persoon vormen de basis van het imago van uw bedrijf bij de mensen die uw bedrijf bellen. Ongeacht het type bedrijf dat u hebt, is het belangrijk dat u en elk lid van uw team zich te allen tijde aan deze basistips voor de telefonische etiquette voor professionals houden.

Leg uit hoe de telefoon precies werkt

Laat nieuwe medewerkers niet aan de telefoon werken zonder eerste training met u of andere ervaren medewerkers. Zelfs als u iemand met jarenlange multi-line telefoonervaring heeft ingehuurd, moet u er toch voor zorgen dat uw nieuwe medewerker de ins en outs van uw systeem kent. Zo niet, dan kunt u eindigen met geagiteerde klanten en verloren zaken van gesprekken die per ongeluk worden afgesloten, of die worden doorgeschakeld naar de verkeerde extensies.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat nieuwe medewerkers niet de enigen zijn die kunnen profiteren van een training over het gebruik van de telefoonapparatuur. Het is niet ongewoon voor werknemers die al jaren in een bedrijf werken dat ze weinig praktische kennis hebben van het gebruik van functies op de bedrijfstelefoons buiten het aannemen van telefoongesprekken. Alle medewerkers moeten minimaal op de hoogte zijn van de juiste procedures voor het in de wacht zetten van bellers en het doorschakelen van gesprekken naar andere toestellen.

Neem altijd direct de telefoon aan, wacht niet!

Als de telefoon zo lang overgaat dat de klant zich aan de andere kant afvraagt of hij of zij het verkeerde nummer heeft gekozen, oefent u geen goede telefonische etiquette uit. Als algemene vuistregel geldt dat een zakelijke telefoon in het algemeen beantwoord moet worden door het vierde belsignaal, bij voorkeur eerder.

Op een professionele manier de telefoon aannemen

Het beantwoorden van de telefoon in een professionele omgeving is heel anders dan het beantwoorden van persoonlijke gesprekken. Als uw medewerkers problemen lijken te hebben met het snel begroeten van klanten, geef ze dan een script om te gebruiken bij het beantwoorden van gesprekken. Dit kan de mogelijkheid van ongepaste groeten elimineren en kan zorgen voor uniformiteit in de manier waarop de gesprekken van uw bedrijf in eerste instantie worden behandeld.

Blijf altijd netjes

Je stem verandert op basis van de uitdrukking op je gezicht. Het is een feit dat de menselijke stem een aangename kwaliteit aanneemt wanneer de spreker lacht. Moedig uw medewerkers aan om te glimlachen als ze klanten aan de telefoon begroeten, en doe hetzelfde.

Manieren aan de telefoon zijn super belangrijk

Het volgen van deze eenvoudige telefonische etiquette tips kan een positieve invloed hebben op hoe klanten uw organisatie zien. Geen enkel bedrijf heeft ooit zaken verloren als direct gevolg van goed telefoongebruik en etiquette. Echter, elk bedrijf dat problemen heeft gehad om medewerkers snel en goed te begroeten klanten heeft waarschijnlijk gemist op wat had kunnen zijn uitstekende zakelijke ontwikkelingsmogelijkheden.